Kun toimisto, liiketila tai varasto vaihtaa osoitetta, pienikin epäselvyys voi pysäyttää työn yllättävän nopeasti. Yleisimmät virheet yritysmuutossa eivät yleensä liity siihen, etteikö tavara saataisi autoon. Ne syntyvät siitä, että muuton vaikutusta työntekoon, tietoliikenteeseen ja henkilöstön arkeen arvioidaan liian myöhään.
Hyvin toteutettu yritysmuutto näkyy asiakkaalle ja henkilöstölle mahdollisimman vähän. Puhelimet toimivat, tärkeät järjestelmät ovat käytettävissä ja työntekijät tietävät, mistä oma työpiste löytyy. Se vaatii käytännönläheistä suunnittelua, selkeitä vastuita ja realistista aikataulua.
Yleisimmät virheet yritysmuutossa
Muuttoa aletaan valmistella vasta viime metreillä
Yritysmuuton kiireisin vaihe ei saisi alkaa muuttopäivänä. Silti tavallinen tilanne on, että muutosta päätetään hyvissä ajoin, mutta käytännön järjestelyt jätetään viimeisille viikoille. Silloin huomataan, ettei uusi tila olekaan valmis vastaanottamaan kalusteita, kulkuluvat puuttuvat tai tietoliikenneyhteyden toimitusaika on pidempi kuin oletettiin.
Aloita suunnittelu heti, kun muuttopäivä on tiedossa. Käy läpi vanhan ja uuden tilan pohjakuvat, tavaramäärä, henkilöstön työpisteet, kulkureitit ja kiinteistöjen säännöt. Jos kyseessä on suuri toimisto tai muutto tehdään useassa vaiheessa, suunnittelulle kannattaa varata kuukausia. Pienemmässäkin muutossa muutama hyvin käytetty viikko vähentää kiirettä tuntuvasti.
Vastuut jäävät epäselviksi
Yritysmuuttoon osallistuu usein monta tahoa: yrityksen johto, työntekijät, IT-kumppani, kiinteistön edustaja, kalustetoimittaja ja muuttoyritys. Jos kukaan ei omista kokonaisuutta, asiat voivat jäädä oletusten varaan. Joku kuvittelee toisen tilaavan avaimet, varaavan lastausalueen tai ilmoittavan osoitteenmuutoksesta.
Nimeä yksi muuton vastuuhenkilö, jolla on ajantasainen kokonaiskuva ja päätösvaltaa ratkaista käytännön kysymyksiä. Lisäksi jokaiselle osa-alueelle kannattaa sopia oma vastuunsa. IT-vastaava huolehtii laitteista ja yhteyksistä, henkilöstövastaava sisäisestä viestinnästä ja kiinteistövastaava kulkuluvista, hissivarauksista sekä lastausjärjestelyistä. Kaikkea ei tarvitse tehdä itse, mutta jokaisella tehtävällä pitää olla omistaja.
IT ja tietoliikenneyhteydet unohdetaan
Tietokoneiden pakkaaminen on helppoa verrattuna siihen, että palvelimet, verkkolaitteet, tulostimet ja etäyhteydet saadaan toimimaan uudessa osoitteessa. Erityisesti pienissä yrityksissä ajatellaan joskus, että laitteet vain kytketään seinään ja työ jatkuu normaalisti. Käytännössä uusi verkkoyhteys, sisäverkko, käyttöoikeudet ja työpisteiden kaapelointi tarvitsevat suunnitelman.
Selvitä hyvissä ajoin, milloin yhteys voidaan ottaa käyttöön uudessa tilassa. Sopikaa myös, kuka purkaa, kuljettaa, asentaa ja testaa laitteet. Varmuuskopioi kriittiset tiedot ennen muuttoa ja pidä tärkeimmille palveluille vaihtoehtoinen toimintatapa, jos käyttöönotto viivästyy. Jos yritys palvelee asiakkaita jatkuvasti, muutto kannattaa ajoittaa viikonloppuun tai hiljaisempaan ajankohtaan – mutta vain silloin, kun myös IT-tuki on käytettävissä.
Tavaraa ei karsita ennen pakkaamista
Muutto on kallis tapa siirtää tarpeetonta tavaraa. Vanhat mapit, rikkinäiset tuolit, tarpeettomat näytöt ja vuosia käyttämättä olleet varastolaatikot lisäävät pakkaamisen, kuljetuksen ja purkamisen aikaa. Ne vievät myös tilaa uudessa toimistossa, jossa neliöitä saatetaan maksaa enemmän kuin vanhassa tilassa.
Käy tavarat läpi osastoittain ennen pakkausmateriaalien tilaamista. Päätä, mikä siirtyy uuteen tilaan, mikä kierrätetään, mikä hävitetään tietoturvallisesti ja mikä tarvitsee väliaikaista varastointia. Asiakirjojen kohdalla on huomioitava säilytysajat ja tietosuoja. Kierrätys ja varastointi eivät ole sivuasioita, vaan osa muuton kokonaisuutta, joka kannattaa sopia samalla kertaa.
Kalusteiden sijoittelua ei suunnitella etukäteen
Jos kaikki kalusteet kuljetetaan uuteen osoitteeseen ilman sijoittelusuunnitelmaa, muuttopäivästä tulee helposti arvauspeli. Työpöytiä siirretään huoneesta toiseen, kaapit tukkivat kulkuväyliä ja henkilöstö odottaa, että joku kertoo, mihin tavarat kuuluvat. Tunnin säästö suunnittelussa voi muuttua usean tunnin lisätyöksi paikan päällä.
Tee pohjakuvan päälle selkeä kalustesuunnitelma. Merkitse huoneet, työpisteet ja yhteiset alueet niin, että myös muuttoryhmä voi toimia sen perusteella. Numeroi työpisteet ja merkitse laatikot, näytöt, tuolit sekä muut henkilökohtaiset tavarat samalla tunnuksella. Silloin tavarat päätyvät suoraan oikeaan paikkaan, eikä henkilöstön tarvitse käyttää ensimmäistä työpäivää laatikoiden etsimiseen.
Kulku- ja lastausjärjestelyt oletetaan helpoiksi
Kapeat lastausalueet, varatut hissit, portaat, pysäköintirajoitukset ja kiinteistön aikarajat vaikuttavat muuton kestoon enemmän kuin moni ennakoi. Keskusta-alueella kuorma-autolle ei välttämättä löydy paikkaa oven vierestä. Toisaalta uudessa kiinteistössä voi olla tarkat säännöt suojauksista, hissin käytöstä ja muuttoajoista.
Käy kohteet läpi etukäteen tai toimita muuttoyritykselle riittävät tiedot kuvineen ja pohjakuvineen. Selvitä hissien mitat, oviaukkojen leveydet, lastauspaikat sekä mahdolliset kulkuluvat. Varaa tarvittaessa lastausalue ja hissi. Erityisen painavat kalusteet, kassakaapit, tuotantolaitteet ja suuret arkistot vaativat oman arvionsa – niitä ei pidä jättää tavallisen muuttopäivän yllätykseksi.
Henkilöstölle kerrotaan muutosta liian vähän
Muutto herättää työntekijöissä käytännön kysymyksiä: Milloin pakataan? Saako henkilökohtaisia tavaroita jättää pöydälle? Miten etätyö järjestetään? Missä ovat pysäköintipaikat ja kulkukortit? Kun vastauksia ei anneta, jokainen tekee omat tulkintansa. Se näkyy puutteellisina pakkauksina, turhina kysymyksinä ja epävarmuutena.
Viestikää aikataulu, pakkausohjeet ja muuton vaikutus työpäiviin riittävän aikaisin. Kertokaa samalla, mitä työntekijän pitää tehdä itse ja mistä hän ei joudu huolehtimaan. Lyhyt, selkeä ohje on parempi kuin pitkä muistio, joka jää lukematta. Muuton lähestyessä muistutus auttaa pitämään yhteiset pelisäännöt mielessä.
Budjetti tehdään liian kapeasti
Pelkkä kuljetuksen hinta ei kerro yritysmuuton kokonaiskustannusta. Budjettiin voivat vaikuttaa pakkausmateriaalit, kalusteiden purku ja kokoaminen, välivarastointi, kierrätys, IT-työ, mahdollinen työkatko sekä uusien tilojen valmistelu. Halvin tarjous voi olla lopulta kallis, jos se jättää yrityksen hoidettavaksi monta aikaa vievää työvaihetta.
Pyydä tarjous sellaisesta kokonaisuudesta, jota todella tarvitsette. Kerro tavaramäärästä, kohteiden olosuhteista, erityiskalusteista ja toivotusta aikataulusta mahdollisimman tarkasti. Vertaa myös sitä, mitä palveluun sisältyy ja mistä veloitetaan erikseen. Muuttopalvelu Sillanpään kaltaiselta täyden palvelun toimijalta voi saada kuljetuksen lisäksi muuttolaatikot, varastoinnin ja kierrätyksen, jolloin eri vaiheiden yhteensovittaminen jää vähemmälle.
Muuton jälkeinen käyttöönotto jätetään varmistamatta
Muutto ei pääty siihen, kun viimeinen laatikko on sisällä. Uuden tilan toimivuus selviää vasta, kun työntekijät aloittavat työnsä. Puuttuuko kokoushuoneesta näyttö? Toimiiko tulostin? Onko asiakaspalvelun työpiste rauhallisessa paikassa? Ovatko poistumistiet vapaat ja avaimet kaikilla, jotka niitä tarvitsevat?
Varaa muuton jälkeiseen päivään aikaa tarkistuksille. Käykää läpi työpisteet, yhteydet, yhteiset tilat ja turvallisuuteen liittyvät asiat. Kirjatkaa puutteet heti ja sopikaa, kuka hoitaa ne. Tämä pieni viimeistelyvaihe ratkaisee usein sen, tuntuuko muutto henkilöstöstä hallitulta vai keskeneräiseltä.
Yritysmuutto onnistuu, kun työ jatkuu myös osoitteen vaihtuessa
Hyvä yritysmuutto ei tarkoita virheetöntä päivää, sillä aina voi tulla muuttuvia tilanteita. Se tarkoittaa sitä, että riskit on tunnistettu etukäteen ja jokaisella on selkeä toimintatapa. Kun tavarat, tilat, henkilöstö ja tekniikka suunnitellaan samaksi kokonaisuudeksi, muutto ei vie yritykseltä vauhtia – se antaa uudelle arjelle toimivan alun.